Monitilatoimiston suunnittelussa käyttäjä ja hänen tarpeensa ovat keskiössä
Monitilatoimiston suunnitteluun liittyy kysymyksiä, jotka ensi istumalta saattavat tuntua yksittäisen työntekijän näkökulmasta asioilta, jotka eivät sovi omaan työhön. Ajatuskin paperittomasta toimistosta tai nimeämättömistä työpisteistä saavat monet varuilleen, omasta työpisteestä luopumisesta puhumattakaan.
Viestinnän tärkeyttä ei voikaan korostaa liikaa: tiedottaminen tulisi aloittaa mahdollisimman aikaisin kertomalla selkeästi muutoksen syyt ja vastata kysymykseen siitä, miksi muutosta tehdään. Vastaus ei saa jäädä ainoastaan puheeksi vaan se on tehtävä näkyväksi myös tekemällä.
Työympäristöstrategian ytimessä onkin kulttuurimuutoksen johtaminen, jonka avainasemassa on johdon oma vahva esimerkki ja jalkautuminen henkilöstön pariin, keskustelemaan ja kuuntelemaan kaikkien työntekijöiden ideoita.
Muutoksen yhteydessä on hyvä avata yrityksen arvojen taustalla olevaa ajattelua ja keskustella arvojen sisällöistä. Hankkeessamme tätä edustaa julkilausuttu päämäärämme suunnitella maailman inhimillisintä sairaalaa.
Tämä tavoite näkyy tulevan sairaalan monitilatoimistojen suunnittelussa siten että työympäristö nähdään työnantajan palveluna työntekijälle. Tuottava ja hyvinvoiva työyhteisö syntyy tukemalla erilaisten yksilöiden tarpeita. Työympäristösuunnittelun onnistumisen kannalta merkittävää se, kuinka hyvin nämä yksilölliset tarpeet tunnistetaan ja miten hyvin niihin kyetään vastaamaan. Tehokkaissa työtiloissa ja prosesseissa ovat aina mukana sekä yhteisöllisyyden että yksin tekemisen ulottuvuudet.
Monitilatoimiston suunnittelussa kohdattavat haasteet ovatkin tuttuja terveydenhuollon ammattilaisille. Kun monitilatoimistojen suunnittelussa puhutaan käyttäjien profiloinnista, on kyse asiakastarpeiden tunnistamisesta. Terveydenhuollon ammattilaisillekin tuttuna haasteena on, että asiakkaat harvoin kykenevät suoraan kertomaan tarpeen taustalla olevista syistä. Pahimmillaan terveydenhuollossakin keskustelu kääntyy ratkaisuihin, esimerkiksi siihen, mikä lääke tulisi määrätä tai mikä toimenpide suorittaa.
Toimistosuunnittelussa puolestaan henkilö voi kokea hänen ongelmansa ratkaistuvan ikkunan tai oman työhuoneen avulla.
Keskeistä on tunnistaa ne tarpeet, joihin näillä ratkaisuilla vastataan.
Tärkeintä on kysyä itseltään: Miksi.
Miksi koen tarvitsevani esimerkiksi isomman näytön tai tietynlaisen työpöydän tai -tilan? Miksi ehdottomani ratkaisu on työni kannalta tarpeellinen?
Vain miksi-kysymyksen avulla pääsemme kiinni tarpeisiimme ja siihen, mikä on työmme hyvin tekemisen kannalta tärkeää ja jopa välttämätöntä.
Prosessiasiantuntija
Teemu Kiiveri