Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE
2016/679 (EU tietosuoja-asetus)
Laatimispäivä: 06.02.2019

1. Rekisterinpitäjä 
Nimi:
Kanta-Hämeen Sairaanhoitopiirin kuntayhtymä (KHSHP, 0818235-5)

Osoite:
Ahvenistontie 20, 13530 HÄMEENLINNA

Yhteystiedot:
Kanta-Hämeen Sairaanhoitopiirin kuntayhtymä
Kirjaamo
Ahvenistontie 20
13530 HÄMEENLINNA
+358 3 6291

2.Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: viestintäsihteeri

Rekisterin vastuuhenkilö: sairaanhoitopiirin johtaja

Tietosuojavastaava: Sanna Vartia
sähköposti: tietosuojavastaava@khshp.fi

3. Rekisterin nimi 

Tiedotteiden henkilörekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Henkilötietoja käsitellään voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti sairaanhoitopiirin asioista tiedottamiseen. Tiedotteita lähetetään vastaanottajan omalla suostumuksella tai ammattiaseman perusteella.

5. Rekisterin tietosisältö 

Nimi, ammattinimike, organisaatio, sähköpostiosoite, tiedotteiden lähettämisen peruste ja tiedotteiden tavoittavuustiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet 

Tiedot saadaan
• Rekisteröidyn oma ilmoitus
• KHSHP:n henkilöstörekisteri
• KHSHP:n luottamushenkilörekisteri
• Rekisteröidyn työskentelyorganisaatiolta silloin kun tiedotteiden lähettämisperusteena toimii henkilön ammattiasema

7. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät 

KHSHP:n viestintäyksikössä tiedotteita käsittelevät henkilöt.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta.

9. Tietojen  säilytysaika 

Yhteystiedot poistetaan rekisteristä automaattisesti, jos rekisteröidyn sähköpostiosoite ei vastaanota tiedotetta. Tiedot poistetaan myös henkilön pyynnöstä tai silloin kun henkilö ei kuulu enää tiedotteiden kohderyhmään. Tiedotteiden tavoitettavuustietoja säilytetään lähetyskuukauden jälkeen enintään vuosi.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

Tietoja ei luovuteta.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet 

Rekisterinpitäjän ylin johto päättää käyttöoikeuksista rajaten ne työtehtävien mukaisiksi. Tietojen käyttöä valvotaan ja väärinkäytösten seuraamukset on määritelty. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmalla ja tietosuojaohjeistuksella. Tiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä käyttöoikeuskirjautumisella ja käyttäjäkohtaisilla käyttöoikeusmäärityksillä.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus nähdä itseään koskevat tiedot.  Tarkastuspyynnön voi tehdä rekisterinpitäjän toimipisteessä. Rekisteröity saa nähdä omista tiedoistaan kirjalliset kopiot pyynnöstä.  Pyyntö kopioista tehdään kirjallisella ja allekirjoitetulla tai muutoin todennetulla pyynnöllä rekisterinpitäjälle. Yhteystiedot pyynnön lähettämiseen ovat kohdassa 1. (TSA 15 artikla)

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä tarpeeton, puutteellinen ja vanhentunut tieto. Tietojensa oikaisua voi pyytää kirjallisesti KHSHP:n viestinnän työntekijöiltä. Yhteystiedot sen tekemiseen ovat kohdassa 1. (TSA 16 artikla).

Postituslistalta omien tietojen poistoa voi pyytää sähköpostitiedotteen lopussa olevalla linkin kautta tai kirjallisesti viestintäyksikön työntekijöiltä. Rekisteröity myös voi vaatia rekisterin käyttötarkoituksen kannalta turhan tai väärän tiedon poistamista.

Kaikkien tietojensa poistoa voi pyytää ottamalla yhteyttä KHSHP:n viestintäyksikön työntekijään. Rekisteröity voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen.

• Oikeus tietojen poistamiseen (17 artikla)
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (18 artikla)
o Rekisteröity voi tehdä vapaamuotoisen vaatimuksen, joka käsitellään aina tapauskohtaisesti
• Vastustamisoikeus (21 artikla)
o Rekisteröity voi tehdä vapaamuotoisen vaatimuksen, joka käsitellään aina tapauskohtaisesti

13. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle 

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle erityisesti myös silloin, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU tietosuoja- asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.
(Jaoin tätä osiota kahteen eri kappaleeseen ja lauseeseen)

Valvontaviranomaisen tiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi